Con el home office, mucha información de las empresas está siendo almacenada y compartida utilizando equipos caseros. Compartimos aquí nuestras prácticas, de como hacer un respaldo – o backup – con copias de seguridad en caso que un equipo casero falle o una persona se retire de tu empresa.
Te mencionamos algunas recomendaciones antes de empezar:
- Mantén actualizado tu sistema operativo.
- Utiliza un antivirus de confianza, ejemplo: PandaSecurity. (No quieres llevar virus a tus otros dispositivos)
- Mantén limpios de virus tus insumos para no infectar tu ordenador, ejemplo: memorias USB, discos duros externos, etc.
- Cuidado con archivos de fuentes desconocidas.
- Utiliza contraseñas seguras.
Organiza la información que deseas respaldar
No toda la información tiene el mismo valor, origen ni frecuencia.
Te recomendamos crear una pequeña tabla donde definas la frecuencia con que deseas guardar un backup por cada tipo de información, los lugares donde tendrás las copias y las personas responsables de mantener las copias actualizadas.
Por ejemplo, en una empresa de consultoría, la información comercial puede ser muy dinámica, requiriendo un respaldo diario. Pero, por otro lado, la información sobre el personal (contratos, vacaciones, etc.) puede requerir un backup mensual.
¿En donde almacenar mis archivos?
Existen muchas herramientas para realizar las copias de seguridad de tu compañía. Sin embargo, asumiendo que tu equipo, dadas las condiciones actuales, está trabajando desde casa, te recomendamos considerar lo siguiente:
- Copia en Nube: Además de ser una excelente forma de colaborar, permite mantener una copia de información.
- Disco Duro Externo: es una herramienta ideal para almacenar datos, como es externo, está libre de que se pierda la información, hay menos riesgo.
- Copias Automáticas – Carbonite y Similares: copias de seguridad de datos, de manera que puedas programar las subidas de tus copias de seguridad de manera que se haga en el momento que prefieras. Algunas plataformas te conceden la capacidad de almacenamiento ilimitado.
No recomendamos usar USB, discos compactos ni cuentas de correo electrónico no institucionales, ya que son frágiles o se pierden fácilmente.
Asignar responsabilidad y autoridad
Dentro de la empresa u organización puedes convertir la seguridad de almacenamiento en una función dentro del proceso de políticas globales. Incorpora medidas de seguridad, por ejemplo, si las copias de seguridad o almacenamiento son asignadas al personal de almacenamiento, éstas deben integrar medidas de seguridad y almacenamiento del backup e infraestructura.
Es recomendable que si son datos muy confidenciales se dividan obligaciones de manera que la persona que autoriza los accesos no sea la misma de la ejecución de la misma.
Respaldo de datos a discos externos
Crea una imagen del disco interno del sistema semanal a un disco duro externo, recomendamos que ese disco no este permanentemente conectado ya que pierde su efectividad. Esto ayudará a reducir los riesgos de perder la data por un virus encriptado hasta en el día en que se realizo el último backup al disco duro externo.
Lee los mejores discos duros externos en 2020: tus discos de respaldo de datos.
Nota: cuanto más periódico sea el backup menor el riesgo de tener que reconstruir trabajo.
Respaldo de datos diarios
No debes guardar en los discos duros internos, archivos compartidos o discos partidos, de esta manera puedes crear un respaldo del disco de datos. Para respaldar suficientes copias te recomendamos utilizar 2 programas distintos, en 2 carpetas separadas de manera que si falla uno esté el otro funcionando. Otra recomendación no menos importante sería configurar estos programas para que envíe reportes por correo electrónico por si fallan.
Ten en cuenta está opción para el respaldo de tus datos diarios de la manera más cómoda y segura con el backup a la medida de tu empresa. La información se almacena automáticamente. Las copias de seguridad de la información es eficiente ya qué si hay caídas en tu respectivo sitio gracias a estas copias de seguridad se solucionan. El espacio es de acuerdo al paquete que selecciones, si necesitas más espacio solo cotiza un plan con más espacio.
