En un post anterior, conversamos de las tres etapas de la trasformación digital en el sector de servicios legales: marketing jurídico, software para abogados e innovación. En este post conversaremos sobre las herramientas legales para alcanzar una transformación digital para abogados.

Software para Abogados: Ejecución de tareas

Sin importar el tamaño de tu práctica legal (independiente, sociedad pequeña, bufete pequeño o grande), la realidad es que gran parte del tiempo de los abogados se dedica a tareas por las que no puede cobrar. Estas tareas incluyen mercadeo, relaciones públicas y, especialmente, tareas administrativas como llevar controles, facturación, manejo de cobros y pagos de facturas.

Decidimos consultar con el equipo de MiraTask, expertos en software para abogados, quienes nos comentan que la aplicación de herramientas de gestión puede colaborar en el incremento de facturación hasta en un 30%.

Software para abogados – herramientas de gestión legal

Presentamos a ustedes las herramientas mínimas recomendadas para incrementar oportunidades y reducir los tiempos que se gastan en estas tareas «no facturables».

1. CRM – software para control de clientes

CRM o Administración de relación con el cliente, por sus siglas en inglés, es un tipo de herramienta que lleva el control total de los clientes. También controla las oportunidades de facturación que presentas. Por ejemplo, es común que los clientes llamen a sus abogados por ideas o preocupaciones que tienen, pero que aún no se han concretizado.

El CRM permite al abogado ponerse recordatorios para llamar al cliente en cierto tiempo para dar seguimiento a las dudas que él necesite resolver. También, en un CRM se pueden conocer las cotizaciones que se han presentado en el pasado. Te permite conocer de una manera más personal al cliente (nombre de esposa, colegio de niños, aficiones del cliente, etc.) Hay CRM de código abierto como SugarCRM que puedes considerar, sólo debes contratar a alguien para que te ayude a configurar y capacite a tu equipo. Uno de los top CRM es Hubspot, que también tiene una versión de CRM gratis.

Como mínimo, puedes considerar utilizar una plataforma de email marketing profesional con capacidades de segmentación de clientes como Aweber o Constant Contact.

2. Facturación.

Ahora hay una gran variedad de software para facturación en línea – quickbooks, freshbooks, etc – como también hay software para abogados especializado en facturación (por hora, por proyecto, por hito). No importa cual utilices, lo importante es que puedas hacerlo desde el celular si fuera necesario. Es común que un abogado llena su agenda y luego olvida enviar facturas de todas las reuniones a las que asistió.

3. Agendas compartidas.

Sabemos que muchos abogados tienen reparos en compartir su disponibilidad de tiempo con otros abogados en su propia oficina, pero esto es un paso necesario para poder incrementar la facturación. Si un abogado tiene el día ocupado, debe tener visibilidad de sus compañeros para poder referir un caso, atender mejor a los clientes y facturar más. Esto es tan sencillo como utilizar un Google Calendar.

4. Plataforma de Video Conferencias

Reduce el tiempo de traslados y evidencia el tiempo dedicado a cada cliente, pudiendo compartir la grabación de la conferencia si fuera necesario. Si bien hay quienes utilizan Skype, Hangouts, . Zoom creció a más de 200 millones de usuarios en un par de meses debido en gran parte a la pandemia de COVID 19. Esto trajo también señalamientos en temas de seguridad y privacidad. El CEO de Zoom se disculpa y dice están enfocándose en seguridad como prioridad. Ahora puedes considerar también Google Meet o incluso Skype.

5. Manejo de tiempo o software de time stamp

No es crítico, pero si beneficioso. Lleva control del tiempo que dedicas a cada tarea te da visibilidad sobre tu tiempo facturable y el no facturable. Este tipo de software para abogados, motiva a buscar hacer más rentable cada hora del día.

¿Conoces otro tipo de software para abogados que consideras imprescindible para un bufete exitoso? Compártelo en los comentarios!